Rechnungen organisieren
Wir entwickeln eine durchsuchbare Rechnungsübersicht mit Datenextraktion und Prüfablauf, abgestimmt auf Ihre Rechnungsprogramme, Buchhaltungsvorbereitung und Freigaben.
Individuelle Entwicklung · Büroautomatisierung · Lokale KI
Weniger manuelle Verwaltung. Automatisierung für Ihr Unternehmen.
Rechnungen ordnen, Verträge verwalten, E-Mails vorbereiten und wiederkehrende Büroaufgaben automatisieren — passend zu Ihren Abläufen und bestehenden Systemen. Bei Bedarf mit KI auf Ihrer eigenen Hardware. Sagen Sie uns, welche Aufgabe regelmäßig Zeit kostet: Wir erstellen einen konkreten Lösungsvorschlag und ein Angebot.
Sie schreiben nicht mit einem Chatbot. Sondern mit uns.
KI ist bei uns ein Werkzeug, kein Kundendienst. Wenn Sie uns schreiben, liest ein Mensch mit und ein Mensch antwortet. Die KI übernimmt die monotone, zeitraubende Arbeit, die bei Ihnen bisher von Hand lief.
- Ein Mensch antwortet. Auf Anfragen und in Gesprächen sind wir es, kein Assistenz-Bot.
- Die KI arbeitet. Datenerfassung, Zusammenfassung, Klassifizierung, Reporting — was eine Maschine erledigen kann, erledigt die Maschine.
- Die Verantwortung bleibt bei uns. Planung, Entscheidungen und Fehlerbehebung schieben wir nicht auf das Modell.
Leistungen
Welche Aufgabe kostet Sie Zeit?
Dies sind Beispiele für Aufgaben, für die wir individuelle Lösungen entwickeln. Ausgangspunkt sind Ihre Dokumente, Abläufe und vorhandenen Werkzeuge. Umfang und Preis vereinbaren wir vor der Entwicklung.
Verträge verwalten
Vertragspartner, Laufzeiten und Kündigungsfristen an einem Ort. Wir entwickeln individuelle Übersichten und Erinnerungen mit Prüfung der extrahierten Daten und Zugriff auf das Originaldokument.
E-Mails vorbereiten
E-Mails sortieren, Zusammenfassungen, Aufgabenlisten und Antwortentwürfe erstellen. Wir passen den Assistenten an Ihr E-Mail-System und Ihre Regeln an; Antworten werden vor dem Versand von Mitarbeitenden freigegeben.
Weitere Entwicklungsleistungen
Prozessautomatisierung
Angebotsanfragen, Rechnungen, Reports, E-Mails, CRM, Tabellen. Was bisher Handarbeit und Kopfsache war, läuft künftig von selbst — und bleibt nachvollziehbar.
KI-System mit lokalem Modell
Wenn die Daten sensibel sind, müssen sie nirgendwohin geschickt werden. Das Modell läuft auf Ihrem Server oder auf einem dedizierten Rechner — Dokumente, Angebote und Kundendaten bleiben im Unternehmen.
Websites und Websysteme
Firmenwebsite, Kundenportal, interne Oberfläche. Schnell, durchsuchbar, wartbar — und beim Füllen der Inhalte sowie bei der Mehrsprachigkeit hilft KI.
Individuelle Software für jede Plattform
Windows, macOS, Linux, Android und Raspberry Pi. Kiosk, Messdatenerfassung, Displaysteuerung, internes Verwaltungswerkzeug — individuell heißt nicht unbezahlbar.
UI- und UX-Design
Bei uns steht die Gestaltung am Anfang des Projekts, nicht am Ende. Ein System ist nicht gut, weil es funktioniert, sondern weil die Mitarbeitenden es wirklich nutzen — statt es zu umgehen.
Integration und Betrieb
Bestehende Systeme verbinden, liegengebliebene Entwicklungen übernehmen, langfristiger Support. Nach der Übergabe verschwinden wir nicht — das gehört zum Handwerk.
KI-Modelle
Lokales Modell oder Online-KI? Wir entwickeln für beides.
Diese Entscheidung bestimmt, wohin Ihre Daten gelangen, was das System kostet und was es leisten kann. Es lohnt sich, den Unterschied klar zu sehen — auch dabei helfen wir.
Läuft vor Ort
Lokales KI-Modell
Das Sprachmodell läuft auf Ihrem Rechner, Server oder NAS. Kein externer Anbieter und kein Dokument, das ins Internet geht.
- Die Daten verlassen das Netzwerk nicht. Bei Verträgen, Lohnunterlagen, Kundendaten oder Fertigungszeichnungen ist das oft keine Frage der Bequemlichkeit, sondern Vorschrift.
- Lokaler Betrieb. Für das lokal betriebene Modell fallen keine Cloud-Tokengebühren an. Hardware, Stromverbrauch, Betrieb und Lizenzbedingungen des gewählten Modells berücksichtigen wir ebenfalls.
- Es funktioniert auch ohne Internet. Einsetzbar im Betrieb, im geschlossenen Netz und am Standort.
- Modell und Hardware passend zur Aufgabe. An Ihren Beispieldokumenten prüfen wir Genauigkeit und Geschwindigkeit und legen fest, wo eine menschliche Prüfung nötig ist.
Läuft in der Cloud
Online-KI-Modell
Die Aufgabe erledigt das Modell eines externen Anbieters über das Internet. So arbeiten die meisten bekannten KI-Dienste.
- Die stärksten Modelle. Für komplexes Textverständnis, Übersetzungen und kreative Aufgaben sind sie heute die beste Wahl.
- Keine Hardwarekosten. In wenigen Tagen startklar, mit niedriger Einstiegshürde.
- Die Daten gehen zum Anbieter. Bei sensiblen Unterlagen muss man daher genau überlegen, was hinausgehen darf und was nicht.
- Nutzungsabhängige Gebühr. Die Kosten wachsen mit dem Volumen, und die Bedingungen des Anbieters können sich ändern.
Oft ist eine Mischung aus beidem die richtige Antwort:
vertrauliches Material bleibt vor Ort, für öffentliche Inhalte arbeitet ein Cloud-Modell. Wir bauen beides — und es läuft dort, wo Sie es brauchen:
- Windows
- macOS
- Linux
- Android
- Raspberry Pi
- Weboberfläche
So arbeiten wir
Vier Schritte, keine Überraschungen
Sie müssen nicht vorher wissen, was Sie wollen. Es genügt zu wissen, was Sie stört.
Gespräch
Kostenlos, und es dauert so lange, wie es nötig ist. Sie schildern die Aufgabe oder wo es hakt. Wenn wir nicht helfen können, sagen wir das — und wenn wir etwas anderes empfehlen können, auch.
Plan und Preis
Sie erhalten einen schriftlichen Vorschlag: was entsteht, in welcher Zeit, zu welchem Preis. Keine Schätzung nach Stundensatz, sondern ein zugesagter Rahmen.
Entwicklung in Etappen
Keine monatelange Funkstille. Wir arbeiten in kurzen Etappen, und am Ende jeder Etappe gibt es etwas, das Sie ausprobieren können.
Übergabe und Support
Einweisung, Dokumentation und Übergabe des Quellcodes. Auf Wunsch bieten wir monatlichen Support, Wartung und Weiterentwicklung mit gesondert vereinbartem Umfang und Preis.
Beispiele
Was bedeutet das in der Praxis?
Entdecken Sie einige unserer bisherigen Arbeiten — scrollen Sie seitwärts. Die Referenzen zeigen, für welche Aufgaben wir bereits Lösungen entwickelt haben. Ihr System planen wir nach Ihren eigenen Anforderungen.
Doc.Sheet — ein individuelles Kundenprojekt
Doc.Sheet ist eine Vertrags- und Rechnungsverwaltung mit lokaler KI-Verarbeitung, die für ein bestimmtes Unternehmen entwickelt wurde. Wir zeigen sie als Referenz und verkaufen sie nicht als fertiges Produkt. Für andere Kunden entwickeln wir ein System passend zu ihren eigenen Abläufen.
Komplexe Software für jedes Betriebssystem
Displaysteuerung mit Weboberfläche und Playern für Android, Windows, macOS und Raspberry Pi. Auch fünfzig Bildschirme lassen sich von einer Stelle aus steuern, synchron oder aufgeteilt auf eine gemeinsame Grafik. Bei uns ist daraus Cliora geworden.
Kundenportal mit Ticketsystem
Ein geschlossenes Portal, in dem jede Meldung zu einem eigenen Fall wird und Kunde und Service im selben Verlauf sprechen — statt in E-Mails zu suchen. Die Anmeldung erfolgt per Passwort oder durch Scannen des QR-Aufklebers am Gerät. Konten entstehen per Einladung, nicht durch öffentliche Registrierung. Bei uns ist das das Kundenportal von kapcsolva.hu.
Grafik, UI und UX
Markenauftritt, Interface-Entwürfe, Kampagnen, Produktvisualisierung. Wir können alles so darstellen, dass es angenehm zu bedienen ist und dabei gut aussieht — davon hängt ab, ob die Mitarbeitenden das System wirklich nutzen oder lieber umgehen.
Über uns
Ein Team, das ans Telefon geht.
Keine drei Wochen bis zur Rückmeldung und kein Account Manager, der die Frage weiterreicht. Die Menschen, mit denen Sie sprechen, arbeiten auch am Projekt.
Bei AI-Soft arbeiten Designer und Entwickler zusammen: Websysteme, individuelle Software, Automatisierung und Interface-Design. Auch unsere eigenen Produkte sind daraus entstanden — aus echten Problemen echter Unternehmen, nicht aus Marktforschung.
Am liebsten arbeiten wir mit kleinen und mittleren Unternehmen, weil sich dort das Ergebnis am schnellsten zeigt: Eine gute Automatisierung gibt mehrere Stunden pro Woche zurück — spürbar schon in der zweiten Woche.
20+Jahre Design- und Entwicklungserfahrung im Team
5unterstützte Plattformen für individuelle Software
2Wege: lokales und Cloud-KI-Modell
Tamás Kocsis
Gründer · Geschäftsführer
„Das beste System ist das, welches niemand umgeht. Deshalb steht bei uns die Benutzerfreundlichkeit am Anfang des Projekts und nicht am Ende.“
Häufige Fragen
Was man uns meistens zuerst fragt
Erhalten wir ein fertiges Programm oder eine individuelle Lösung?
Wir entwickeln eine individuelle Lösung für Ihre Arbeitsabläufe. Wir können mit einer Aufgabe beginnen und später erweitern. Doc.Sheet ist eine Referenz für ein bestimmtes Unternehmen und kein käufliches Produkt.
Was kostet eine solche Entwicklung?
Eine kleinere Automatisierung ist meist eine Sache von einigen Tagen, ein individuelles System bemisst sich in Wochen. Nach dem ersten Gespräch erhalten Sie ein schriftliches Angebot mit festem Rahmen, damit die Endsumme nicht nachträglich auftaucht. Wenn sich die Entwicklung nicht lohnt, sagen wir das auch — manchmal ist ein gut eingerichtetes vorhandenes Werkzeug die günstigere Lösung.
Was ist der Unterschied zwischen lokalem und Online-KI-Modell?
Ein lokales Modell arbeitet auf Ihrer eigenen Hardware, ein Online-Modell nutzt einen externen Dienst. Wir klären vorab, welche Daten lokal bleiben, welche Hardware benötigt wird und welche Betriebskosten zu erwarten sind. Die Auswahl erfolgt anhand der Aufgabe und Ihrer Beispieldaten. Mehr unter KI-Modelle.
Schreibe ich mit einer KI, wenn ich Sie kontaktiere?
Nein. Auf Ihre Anfrage antwortet ein Mensch, und auch in Terminen sitzen wir selbst gegenüber. Die KI hilft bei der Arbeit — bei Datenerfassung, Zusammenfassungen und Reports —, nicht in der Kundenbeziehung.
Ist unser Unternehmen dafür zu klein?
Höchstwahrscheinlich nicht. Gerade in kleineren Unternehmen ist die Wirkung am größten, weil dort eine Person fünf verschiedene Dinge erledigt. Wenn wöchentlich einige Stunden für manuelles Kopieren von Daten, Rechnungserfassung oder Angebotserstellung draufgehen, lohnt sich die Suche nach einer Lösung bereits.
Was, wenn später jemand anderes übernimmt?
Sie erhalten den Quellcode und die Dokumentation, und das System läuft auf Ihrer eigenen Infrastruktur. Wir bauen keine Lösungen, die sich ausschließlich über uns betreiben lassen — das ist Sicherheit für Sie und faires Geschäft für uns.
Wir haben ein bestehendes System, das wir nicht ersetzen wollen.
Müssen Sie auch nicht. Die meisten Aufgaben lassen sich neben dem bestehenden Rechnungs-, CRM- oder Tabellensystem per Integration lösen. Ziel ist nicht der Austausch, sondern dass die vorhandenen Werkzeuge endlich miteinander sprechen.
Wie lange dauert es, bis etwas läuft?
Auf Anfragen antworten wir innerhalb eines Werktags. Eine kürzere Automatisierung ist meist innerhalb von ein bis zwei Wochen einsatzbereit; bei einem größeren individuellen System liegt die erste testbare Version in der Regel nach wenigen Wochen vor.
Kontakt
Besprechen wir, was Sie vereinfachen möchten.
Beschreiben Sie, was Sie derzeit manuell erledigen, welche Programme Sie nutzen und wie viel Zeit die Aufgabe ungefähr kostet. Das Erstgespräch ist kostenlos. Wir antworten innerhalb eines Werktags und erstellen auf Grundlage des Gesprächs einen individuellen Vorschlag mit Angebot.
Beginnen wir mit einer wiederkehrenden Aufgabe.
Das erste Gespräch ist kostenlos und unverbindlich. Es dauert so lange, wie es die Aufgabe erfordert. Das Schlimmste, was passieren kann: Sie erfahren, dass sich die Aufgabe auch einfacher lösen lässt.